Ketä digipalvelulain muutos koskee?

EU on antanut kaksi direktiiviä, saavutettavuusdirektiivin ja uudemman esteettömyysdirektiivin, jotka koskevat erilaisia digitaalisia palveluita ja tuotteita. Näiden seurauksena on tullut myös paljon muutoksia Suomen digipalvelulakeihin. Olemme ottaneet selvää miten ja erityisesti keitä nämä muutokset koskevat. Tästä jutusta löydät myös useita hyviä linkkejä eri tietolähteisiin, josta pääse tutkimaan tarkemmin miten lakimuutokset koskevat juuri sinua.

Muutokset 28.6.2025 alkaen

Digipalvelulakiin tulevien muutosten siirtymäaika päättyy 28.6.2025. Tämän jälkeen esteettömyysvaatimukset koskevat monia digitaalisia palveluita ja tuotteita, joita ne eivät ole ennen koskeneet. Esteettömyysvaatimuksista voi poiketa tietyin edellytyksin, mutta tällöin on laadittava poikkeamisilmoitus valvontaviranomaisille.

Minkälaisia palveluita muutokset koskevat?

• Kuluttajaverkkokaupat

• Henkilöliikennepalvelujen digitaaliset palvelut

• Selaimen tai mobiilisovelluksen kautta luettavat e-kirjat

• Sähköiset viestintäpalvelut ja henkilöiden väliset viestintäpalvelut

• Audiovisuaalisiin sisältöpalveluihin pääsyn tarjoavat palvelut ja digisovittimissa tarjottavat sovellukset sekä hybriditelevisiopalvelu ja sähköiset ohjelmaoppaat

• Tietyt kuluttajapankkipalvelut

Minkälaisia tuotteita muutokset koskevat?

• Kuluttajille tarkoitetut tietokonelaitteistot käyttöjärjestelmineen

• Itsepalveluperiaatteella toimivat maksupäätteet.

• Pankkiautomaatit, matkalippuautomaatit ja lähtöselvitysautomaatit

• Sellaiset tietoja tarjoavat vuorovaikutteiset itsepalvelupäätteet, joilla tarjotaan digipalvelulain 3 a luvussa tarkoitettuja palveluita ja paikalliseen ja alueelliseen linja-auto- ja raideliikenteeseen kuuluvia palveluita. Soveltamisalaan eivät kuulu kulkuneuvojen kiinteiksi osiksi asennetut päätteet tai päätteet, jotka eivät ole vuorovaikutteisia, kuten asemien seinillä olevat aikataulunäytöt.

• Kuluttajapäätelaitteet, joita käytetään sähköisiin viestintäpalveluihin tai joilla käytetään audiovisuaalisia mediapalveluja

• Sähköiset lukulaitteet

• Muut sellaiset tuotteet, joita käytetään digipalvelulain 3 a luvussa tarkoitettujen palvelujen ja tunnistuspalvelujen tarjoamiseen, kuten pankin tarjoamat tunnistautumisvälineet.

Ketä muutokset koskevat?

Vastuut ja velvollisuudet määräytyvät tarkemmin toimijan roolin mukaan. Toimijalla tarkoitetaan tahoa, joka toimittaa tuotteen tai palvelun markkinoille ja joka on siten velvollinen varmistamaan sen vaatimustenmukaisuuden. Jos toimija hankkii tuotteen tai palvelun kolmannelta osapuolelta, tulee heidän esimerkiksi sopimuksen avulla huolehtia, että tarjottu tuote tai palvelu täyttää vaatimukset.

• Tuotteiden osalta vastuussa ovat tuotteen valmistaja, maahantuoja ja jakelija

• Palveluiden osalta vastuussa ovat palveluntarjoajat

Mitä pitää tehdä?

Suosittelemme ottamaan yhteyttä palvelun tai tuotteen yhteistyökumppaniin ja laatimaan yhdessä suunnitelman tarvittavista muutoksista heidän kanssaan.

Mistä lisää tietoa?

• Traficomin usein kysyttyjen kysymysten sivu on hyvä paikka löytää kootusti tietoa aiheesta

• Traficomilla on oma sivunsa saavutettavuusvaatimuksille sekä niihin 28.6.2025 tuleville muutoksille

• Tietoa uusista esteettömyysvaatimuksista löytyy myös tältä Traficomin sivulta, josta löytyy monia hyödyllisiä linkkejä lisätietoihin

Boostaa myynnin toimintoja sekä tuotteiden ja varaston hallintaa

Asiakkaat

• Asiakkaalle poikkeava rahtikulukäsittelytapa - Asiakkaalle voidaan määritellä yhtiön rahtiveloituksen käsittelytavasta poikkeava käsittelytyyppi. Valittavana asiakkaalle on tällä hetkellä ainoastaan automaattinen hintaan perustuva rahtihinnoittelu, mutta ominaisuutta voi tokia tarvittaessa laajentaa kattamaan myös muita rahtihinnoittelutyyppejä asiakaskohtaisiksi.

Myynti

• Muokkaatilaukseen fillteri toiminto - Muokkaatilaus näkymään lisätään filtterit varastolle, luokitukselle ja hankintaresurssi kentille. Ominaisuuden käyttöönotto vaatii projektin.

• Uusi vaihtoehto saatavien näyttämiseen myynnissä - Valittavissa jatkossa saatavat näytettäväksi tilauksen luonnin alussa, otsikolla käydessä ja rivejä lisättäessä.

• Puuteriville saapumisaika - Voidaan haluttaessa jatkossa näyttää myös puuteriveille tuotteiden saapumisaika tilausvahvistuksella ja lähetteellä.

• Uusi myytävän määrän konvertointitapa myynnillä - Kun tilausrivi lisätään tuotteen toimittajan vaihtoehtoisella tuotenumerolla tai viivakoodilla, niin syötetty kappalemäärä konvertoidaan tähän tuotenumeroon/viivakoodiin yhdistettyyn pakkauskokoon. Esimerkiksi jos myydään 1 lava tällaisella tuotenumerolla/viivakoodilla ja pakkauskoon taakse on syötetty 24 tulee tilausriville määräksi 24. Ominaisuuden käyttöönotto vaatii projektin.

Tuotehallinta

• Uusi kenttä tuotteelle - Tuotteelle lisätty uusi kenttä sisäistä informaatiota varten. Kenttä näkyy vain tuotteen takana ja tuotekyselyssä.

• Tuotekyselyn varastosaldoihin varastokohtainen saldotiivistelmä - Mikäli tuotteella on monia tuotepaikkoja jossain varastossa, niin tuotekyselyn varastosaldoihin saa varastokohtaiset tiivistelmät saldoista selkeyttämään saldojen määrää per varasto.

• Tuotteen toimittajan vaihtoehtoisella tuotenumerolla ja viivakoodilla hakuja lisätty - Tuotekyselyssä, Rivisyötössä ja editilauksella voidaan hakea tuotteen toimittajan vaihtoehtoisella tuotenumerolla sekä viivakoodilla tuotteita.

Varasto

• Keräykseen tilausrivin vahvistus - Ean-koodilla keräyksessä on mahdollisuus kerättävien rivien vahvistukseen, jolloin tilauksen voi kokonaan laittaa kerätyksi vasta kun kaikki rivit on vahvistettu erikseen. Ominaisuuden käyttöönotto vaatii projektin.

• Lisätty Logmaster StockEvents saldoraportin käsittelymahdollisuus - Lisätty mahdollisuus käsitellä tasatunnein muodostuva PostNordin saldoraportti Pupeen.

• Uusi toiminto oletuspaikkojen vaihtamiseen kaikille tuotteille - Varastopaikkojen siivous-ohjelmaan uusi ominaisuus, jolla saa vaihdettua kaikille tuotteille saman tuotepaikan oletuspaikaksi.

• Rahtikirjan syöttöön toimitusaikarajaus - Mahdollisuus rajata rahtikirjan syötössä näytettäviä tilauksia toivotun toimitusajan mukaan. Rajaus on mahdollista esimerkiksi huomiselle, seuraaville muutamille päiville tai seuraaville muutamille viikoille.

Verkkokauppa

• Osto-oikeuden rajaaminen verkkokaupassa tuotemerkeittäin - Tuotteiden asiakaskohtaista osto-oikeutta verkkokaupassa voi jatkossa rajata tuotemerkeittäin.

Flow Cosmetics x Ahkio

Flow Cosmeticsin ja Ahkion välinen yhteistyö alkoi keväällä 2024. Flow Cosmetics on Riihimäkeläinen luonnonkosmetiikkaa valmistava ja myyvä yritys. Flown tarina alkoi 2004 pienenä perheyrityksenä, jolloin tuotteita valmistettiin ja myytiin kotoa käsin. Vuosien aikana yritys on tehnyt tasaista kasvua muun muassa tuotevalikoiman ja henkilöstön määrän kasvaessa.

Alkuaikoina tekemisen ollessa vielä pientä Flow pärjäsi hyvin yksinkertaisella laskutusjärjestelmällä. Yrityskasvu toi mukanaan uudenlaisia tarpeita, joiden pohjalta Flow lähti testaamaan erilaisia toiminnanohjausjärjestelmiä. Useamman kokeilun jälkeen he päätyivät Pupesoftiin vuonna 2015, sillä se täytti erään senhetkisen asiakkaan asettamat vaatimukset.

Flowlla törmättiin Pupesoftin kanssa ongelmaan vuoden 2024 alussa. Siirtymä Ecocert sertifioituun tuotantoon synnytti tarpeen saada tuotanto osaksi Pupesoftia, sillä sertifioitu tuotanto vaatii tarkempaa seurantaa. He lähtivät etsimään uutta kumppania, jolla olisi valmiudet toteuttaa tarvittavat uudistukset ja siinä vaiheessa Ahkio tuli mukaan kuvioon.

Yhteistyön alkamisen jälkeen Pupesoftiin on toteutettu muun muassa valmistuspuolen käyttöönotto, sekä kehitetty Ecocert sertifioidun valmistuksen vaatimia seurantoja. Ahkion tärkein rooli on kuitenkin ollut toimia kokonaisvaltaisena kumppanina ja tukena jatkuvan kehityksen tuomien haasteiden kanssa.

Pupesoft on Flowlla päivittäin käytössä ja Flown operatiivinen johtaja Suvi Logren kertoo: “Ilman järjestelmää ei pysty toimimaan”. Erityisesti heillä on käytössä Pupesoftin myynti-toiminnot, jolla he lähettävät varastosta tilauksia jälleenmyyjille. Tulevaisuudessa he tulevat käyttämään myös tuotantoa päivittäin.

Kuvassa Suvi Logren (Flow Cosmetics) ja Lasse Björk (Ahkio).

Flowlla on oltu tyytyväisiä yhteistyöhön Ahkion kanssa. “On saatu kaikki hoidettua, on päästy eteenpäin ja on saatu aina apua siihen mihin tarvitaan”, kertoo Suvi Logren.

Flow uskoo tulevaisuuden ja jatkuvan yrityskasvun tuovan yllättäviä tilanteita ja he toivovat, että järjestelmä pystyy selättämään mahdolliset uudet tarpeet ja kestää toiminnan laajentumisen. Nämä tulevaisuuden tarpeet vaativat jatkuvaa järjestelmän kehittämistä ja tästä syystä yhteistyö on olennaista myös jatkossa, sillä Ahkion tehtävä on kehittää Flown Pupesoftia ja pitää se ajan tasalla.

Bobin poimintoja 2024

Maskottimme Bob on ollut ahkera ja käynyt läpi kaikki tämän vuoden Pupesoftin uudet ominaisuutemme. Löydät tästä blogipostauksesta vuoden 2024 viisi mielenkiintoisinta uutta ominaisuutta, sekä kourallisen kunniamaininnan arvoisia muutoksia.

Uusia ominaisuuksia valmista tilaus-ohjelmaan - Valmista tilaus ohjelmaan mahdollisuus näyttää sekä tuotereseptin järjestys, että tuotereseptin fakta ja yhdistämisen lisätiedot. Samalla lisätty myös mahdollisuus ottaa valmistuskopioita suoraan valmista tilaus-ohjelmasta.

Uusi Ennakkomyynti-raportti - Lisätään uusi raportti, jolla voi selata tietyn asiakkaan aiempia ennakkomyyntejä halutulla aikavälillä. Ohjelmasta voi myös ladata ennakkotilaukselle tallennettuja tilausvahvistuksia. Haku näyttää aina alkuperäisen ennakkotilauksen rivit, joten myös ennakkomyynti-selauksessa mitätöidyt rivit tulevat huomioiduiksi haussa.

Hyvitysten hyväksyntä - Hyvitykset eli tilaukset joiden loppusumma on vähemmän kuin 0 voi jatkossa laittaa hyväksyttäväksi. Tätä hallitaan käyttäjäkohtaisesti.

Asiakasvarasto-ominaisuus - Voidaan aktivoida yritykselle tai yrityksen konsernille käyttöön erillinen asiakasvarasto “yhtiö”, jota käytetään asiakkaiden saldojen hallintaan. Lyhyesti kuvailemalla; voidaan yrityksessä myydä asiakkaalle X tavaroita, jotka kuitenkin halutaan säilöä yrityksen omissa tiloissa ja jättää toimittamatta asiakkaalle X heti. Ominaisuuden käyttöönotto vaatii projektin.

Uusia viimeisimmän myynnin ominaisuuksia varastonarvo tuote raporttiin - Varastonarvo tuote raporttiin on lisätty uusi ominaisuus, jolla halutessaan saa siihen näkyviin uusia kenttiä, joista näkee helposti päivissä ja kuukausissa kuinka kauan tuotteen viimeisestä myynnistä on. Tämän lisäksi raporttiin saa tällä valinnalla uuden välilehden, johon tulee varastokohtaisesti summattuna varastonarvolla mitattuna kuinka vanhaa tavaraa kussakin varastossa on. Välilehteen tulee varastojen varastonarvo jaoteltuna kuukausille viimeisen myyntiajan mukaan.

Kunniamainintoja

• Jt- ja ennakkoselaukseen tilauksen asiakaspiirillä haku

• Sarjanumeroiden inventointi tiedostolla

• Uusi tapa luoda tavoitteita: budjettitasot & tuoteno

• Ostoreskontran laskuhaun tulos exceliin

• Sähköpostihälytys asiakkaan luottorajan ylittyessä

• Keräyskiellon automatiikkaominaisuuksia

Tehokasta tehtävienhallintaa

Toimivassa tiimissä tieto kulkee tehokaasti tiimin jäsenten välillä ja kommunikaatio pelaa. Tähän on monenlaisia työkaluja ja tiimin tehtävänkuvasta riippuu mitkä työkalut toimivat parhaiten. Yksi toimiva ratkaisu monenlaisille tiimeille on erilaiset projektin- ja tehtävänhallintaratkaisut. Pohdimme tässä blogissa mitä hyötyjä näistä ratkaisuista voi saada.

1. Tehtävien jako ja seuranta

   Tehtävien jakaminen ja seuranta on vaivatonta. Tehtäviä voidaan luoda, priorisoida ja jakaa eri tiimin jäsenille selkeästi. Kunkin tehtävän edistymistä voi seurata reaaliajassa, mikä lisää läpinäkyvyyttä ja helpottaa työn hallittavuutta.

2. Tehostettu yhteistyö

   Tehokkaat viestintä- ja yhteistyötyökalut ovat keskeinen osa toimivaa tehtävienhallintaa. Järjestelmän avulla tiimit voivat helposti kommentoida, jakaa tiedostoja ja käydä keskusteluja, mikä edistää tiedon kulkua ja yhteistä ymmärrystä tehtävistä. Tämä nopeuttaa päätöksentekoa ja parantaa tiimin yhteistyötä.

3. Monipuolinen projektin edistymisen seuranta

   Tehtävienhallintajärjestelmä tarjoaa mahdollisuuden seurata projektien ja yksittäisten tehtävien edistymistä reaaliajassa. Työntekijät ja projektipäälliköt voivat tarkastella työvaiheiden etenemistä ja tunnistaa mahdollisia viiveitä tai ongelmakohtia nopeasti, mikä auttaa pitämään projektin aikataulussa.

4. Parempi resurssienhallinta

   Tehtävienhallintajärjestelmä parantaa resurssienhallintaa antamalla tiimeille mahdollisuuden optimoida henkilöstön ja muiden resurssien käyttöä. Näin voidaan varmistaa, että resurssit kohdistetaan tehokkaasti oikeisiin tehtäviin, ja näin estetään resurssien tuhlaaminen tai alimitoitus.

5. Aikataulujen hallinta

   Aikataulujen hallinta on kriittinen osa projektien onnistumista ja tehtävienhallintajärjestelmä auttaakin tiimejä pysymään aikataulussa. Se mahdollistaa selkeän tehtävien aikataulutuksen ja tehtäväkohtaisten määräaikojen seuraamisen, mikä vähentää riskiä viivästyksistä ja auttaa varmistamaan projektin oikea-aikaisen valmistumisen.

6. Budjetin seuranta

   Tehtävienhallintajärjestelmän budjetinseurantaominaisuudet auttavat yrityksiä pitämään projektit taloudellisesti hallinnassa. Järjestelmän avulla voidaan seurata projektin kustannuksia reaaliajassa, varmistaa, että ne pysyvät asetetun budjetin rajoissa, ja reagoida nopeasti, jos ylityksiä on odotettavissa.

7. Integroituminen muihin prosesseihin

   Monipuoliset tehtävienhallintajärjestelmät integroivat projektinhallinnan saumattomasti muihin yrityksen liiketoimintaprosesseihin, kuten asiakkuudenhallintaan, laskutukseen ja varastonhallintaan. Tämä varmistaa sujuvan tiedonkulun ja vähentää erillisten järjestelmien käyttöön liittyviä haasteita, tehostaen kokonaisprosessia.

Lue lisää tarjoamistamme projektienhallintaratkaisuista tai ole yhteydessä meihin!

Asiakkuudet hallussa?

Asiakassuhteiden hallinta on keskeinen osa kaikkea liiketoimintaa, joten niihin kannattaa myös panostaa. Toimivilla työkaluilla helpotat ja parannat asiakkuuksien hallintaa. Eri CRM-järjestelmissä paino saattaa olla hieman eri osa-alueissa, mutta ydin on kaikissa sama: datan parempi hallinta ja hyötykäyttö asiakassuhteiden parantamiseksi.

Tiedot helposti saatavissa

CRM-järjestelmällä kaikki asiakastiedot, kuten yhteystiedot, ostohistoria, viestintä ja asiakkuuden tilanne, ovat helposti saatavilla yhdestä paikasta. Tämä vähentää tietojen siiloutumista eri järjestelmiin ja helpottaa tiedonjakamista tiimien välillä.

Helppoa päivittämistä

Keskitetty hallinta vähentää aina myös työn määrää, kun muutokset voi käydä tekemässä yhteen paikkaan eikä tietoja tarvitse etsiä monesta eri paikasta.

Selkeitä raportteja

Paras tapa seurata ja oppia asiakkaiden tavoista on hyödyntää erilaisia CRM:n raportteja. Kun näihin yhdistää myös myynnin raportit ja muut ERP-järjestelmistä saatavat raportit saa kattavan kuvan omasta asiakaskunnastaan.

CRM osana ERP:iä

Kaikista parhaan hyödyn CRM saa todennäköisesti osana pääasiallista toiminnanohjausjärjestelmää. Tietoja ei tarvitse liikutella järjestelmästä toiseen ja kaikki data on aina saatavilla yhdessä paikassa, jolloin se on varmasti myös ajantasaista!

CRM-ohjelmisto on tehokas työkalu, joka auttaa yrityksiä hallitsemaan asiakassuhteita, liidejä ja asiakaskommunikointia tehokkaasti. Kiinnostuitko? Lue lisää tarjoamistamme CRM-järjestelmistä täältä tai ole suoraan yhteydessä meihin!

Helpdeskin monet mahdollisuudet

Helpdesk-järjestelmät tarjoavat monipuolisia ratkaisuja, jotka eivät rajoitu pelkästään IT-tukeen tai teknisiin palveluihin. Monien yritysten liiketoimintaprosessit hyötyvät helpdesk-työkalujen käytöstä, koska ne tehostavat asiakasviestintää, parantavat työn hallintaa ja lisäävät asiakastyytyväisyyttä. Ne tarjoavat keskitetyn alustan luoda ja hallinnoida pyyntöjä sekä seurata niiden etenemistä. Ne myös mahdollistavan tilastojen tuottamisen, jotka auttavat toiminnan optimoimisessa. Alla muutamia esimerkkejä siitä, kuinka erilaiset yritykset voivat hyödyntää helpdesk-järjestelmiä omassa liiketoiminnassaan.

1. Asiakaspalvelua kaikilla aloilla

Asiakaspalvelu on keskeinen osa liiketoimintaa alasta riippumatta. Monet yritykset, esimerkiksi vähittäiskaupan ja palvelualan yritykset, voivat käyttää helpdesk-järjestelmiä asiakaspalautteiden ja kyselyiden hallintaan. Verkkokaupat taas voivat käsitellä tilausten seurantaan, palautuksiin ja tuotetiedusteluihin liittyviä asiakaspalvelupyyntöjä helpdeskin avulla. Helpdeskin käyttö mahdollistaa sen, että kaikki asiakaspalvelijat voivat seurata asiakaspalvelutilanteiden edistymistä, kun kaikki asiakkaan kanssa käyty viestintä löytyy yhdestä paikasta. Järjestelmä voi myös muistuttaa avoinna olevista tehtävistä, jolloin mikään asia ei jää huomaamatta.

2. Laitteiden huolto ja ylläpito

Laitteiden myynnin ja huollon parissa toimivat yritykset, kuten kodinkoneliikkeet, teollisuuskoneiden toimittajat tai vaikkapa autojen huoltamot, voivat helpdesk-järjestelmän avulla tehostaa huoltopyyntöjen käsittelyä. Asiakkaat voivat lähettää huoltopyyntöjä suoraan järjestelmään, jolloin yritys saa välittömän ilmoituksen laitteiden ongelmista. Järjestelmä voi sisältää myös osatilausten hallinnan ja aikatauluttaa teknikkojen käynnit. Tämä vähentää manuaalista työtä ja virheiden riskiä, koska kaikki tiedot tallennetaan yhteen paikkaan, mikä mahdollistaa paremman asiakaskokemuksen ja nopeamman palvelun.

3. HR ja sisäiset palvelupyynnöt

Monet suuret yritykset hyödyntävät helpdesk-järjestelmiä sisäisten palvelupyyntöjen hallintaan. Esimerkiksi HR-osasto voi käyttää järjestelmää työntekijöiden pyyntöjen, kuten lomien tai etätyöpisteiden järjestämisen, hallintaan. Työntekijöillä on mahdollisuus lähettää pyyntöjä suoraan HR-osastolle, ja näiden pyyntöjen tilaa voidaan seurata reaaliaikaisesti. Samoin helpdesk voi olla hyödyllinen sisäisen IT-osaston tukipyyntöjen hallinnassa, jossa työntekijät voivat helposti ilmoittaa ongelmista laitteiden tai ohjelmistojen kanssa ja seurata niiden ratkaisemista. Tämä parantaa työntekijöiden tyytyväisyyttä ja vähentää HR- ja IT-osastojen kuormitusta.

4. Projektinhallinta ja yhteistyö

Helpdesk-järjestelmät voivat toimia myös projektinhallinnan ja tiimien välisen yhteistyön välineinä. Esimerkiksi konsulttiyritykset tai mainostoimistot, joilla on useita asiakkaita ja projekteja, voivat hyödyntää helpdesk-työkalua projektin vaiheiden ja asiakkaiden pyyntöjen seuraamiseen. Järjestelmä mahdollistaa työn organisoinnin selkeästi erillisiin tiketteihin, jotka voidaan jakaa tiimeille tai yksittäisille työntekijöille. Tämä selkeyttää viestintää ja vähentää virheitä, koska jokainen projektin osa-alue on dokumentoitu ja seurattavissa. Lisäksi helpdesk-järjestelmät tarjoavat usein raportointityökaluja, joiden avulla yritykset voivat tarkastella projektien etenemistä ja tehokkuutta.

Yhteenveto

Helpdesk-järjestelmät ovat monipuolisia työkaluja, jota voidaan soveltaa monilla eri toimialoilla ja yrityksissä, suurista teollisuusyrityksistä pieniin palveluntarjoajiin. Ne auttavat yrityksiä tehostamaan asiakaspalvelua, parantamaan sisäistä viestintää ja hallitsemaan monimutkaisia prosesseja. Kun yritykset hyödyntävät helpdesk-järjestelmiä oikein, ne voivat parantaa asiakaskokemusta, tehostaa työn kulkua ja vähentää virheitä – mikä lopulta johtaa kannattavampaan liiketoimintaan. Kiinnostuitko? Lue lisää tarjoamistamme Helpdesk palveluista täältä tai ole suoraan yhteydessä meihin!

Vauhtia varastonhallintaan ja paljon muuta syksyyn

CRM

• Asiakasmemo - Asiakkaan avainsanoihin voidaan lisätä asiakasmemo_lisatieto-lajisia avainsanoja, joiden tarkenteeseen voidaan täydentää halutut tiedot. Avainsanat ja tarkenteet listataan Asiakasmemossa.

Myynti

• Uusi Ennakkomyynti-raportti - Lisätään uusi raportti, jolla voi selata tietyn asiakkaan aiempia ennakkomyyntejä halutulla aikavälillä. Ohjelmasta voi myös ladata ennakkotilaukselle tallennettuja tilausvahvistuksia. Haku näyttää aina alkuperäisen ennakkotilauksen rivit, joten myös ennakkomyynti-selauksessa mitätöidyt rivit tulevat huomioiduiksi haussa.

• Keräyskiellon automatiikkaominaisuuksia - Asiakkaille uusi vaihtoehto myyntikielto valikkoon nimeltä "asiakas on keräyskiellossa". Kun tämä valinta on asiakkaalla päällä niin tilauksille tulee oletuksena keräyskielto-täppä päälle.

• Sähköpostihälytys asiakkaan luottorajan ylittyessä - Mahdollisuus saada sähköposti lähtemään haluttuun osoitteeseen asiakkaan luottorajan ylittyessä.

• Hyvitysten hyväksyntä - Hyvitykset eli tilaukset joiden loppusumma on vähemmän kuin 0 voi jatkossa laittaa hyväksyntään samalla. Tätä hallitaan käyttäjäkohtaisesti.

• Jt- ja ennakkoselaukseen tilauksen asiakaspiirillä haku - Tilauksia voi rajata jatkossa jt- ja ennakkoselaukset ohjelmissa myös tilauksen asiakaspiirillä.

Myyntireskontra

• Finvoice aineistoon vaihtoehtoisen laskutusyhteyshenkilön mahdollisuus - Finvoice aineiston SellerContactPersonName-kenttään on mahdollisuus saada vaihtoehtoinen tieto, jota hallitaan yhtiön avainsanoilla. Tämä tieto tulee myös pdf-laskuille yhtiön yhteyshenkilön kohdalle.

Osto

• Ostotilaukselle tilauksen kappaleet yhteensä rivi - Ostotilaukselle tilauksen yhteensäsummalaatikoihin on lisätty uusi summalaatikko. Ostotilauksen tilavuus yhteensä kohdan alla on jatkossa tilauksen kappaleet laatikko, johon tulee ostotilauksen kappalemäärä yhteensä.

• Ostotilaus tiedostosta: tilausrivikommentin syöttö - Ostotilauksen tilausrivit pystyy lukemaan tiedostosta ja jatkossa tiedostosta saa luettua 9myös tilausrivikommentin.

Ostoraportit

• Hälytysraportille lisäsarakkeita - Mahdollisuus saada hälytysraporttiin mukaan myymälähinta ja tulossa olevat määrät tilauksittain.

Ostoreskontra

• Ostoreskontran laskuhaun tulos exceliin - Lisätään mahdollisuus tallentaa ostoreskontran laskuhaun tulos exceliin.

Tuotehallinta

• Tuotekyselyn mini myynniseuranta - Lisätty rullaava 12kk ja toissa vuoden luvut.

• Tuotekyselystä uusi vaihtoehtoinen osakokonaisuus : edustaja - Tuotekyselyssä voi rajata näkyviin tulevia tietoja muutamalla eri osakokonaisuudella ja näihin on nyt lisätty yksi vaihtoehto lisää; edustaja. Tässä vaihtoehdossa näytetään vain suurin osa tuotteen tiedoista sekä varastopaikat ja saldot, mutta ei siis esimerkiksi tuotteiden tapahtumia tai tilauksia.

• Uusi tapa luoda tavoitteita: budjettitasot & tuoteno - Uusi tapa luoda tuotteelle budjetteja. Budjetin voi sitoa jatkossa budjettitaso + tuote tasolle. Uusi budjettitaso koostuu "vienti" kentästä että toimipaikka kentästä. Näissä ei ole pakko olla dataa (kaikki vaihtoehto löytyy), mutta jotta homma toimii fiksusti, olisi hyvä että tasojen ns osumat eivät menisi päällekkäin. Esim yhdellä tasolla voisi olla määrittelemättä vienti "kaikki", ja toisessa "kotimaa". Näiden osumat menevät päällekkäin, sillä kotimaan myynti sisältyy myös "kaikki" tason myynteihin.

Varasto

• Asiakasvarasto-ominaisuus - Voidaan aktivoida yritykselle tai yrityksen konsernille käyttöön erillinen asiakasvarasto “yhtiö”, jota käytetään asiakkaiden saldojen hallintaan. Lyhyesti kuvailemalla, voidaan yrityksessä myydä asiakkaalle X tavaroita, jotka kuitenkin halutaan säilöä omissa tiloissa ja jättää toimittamatta asiakkaalle X. Ominaisuuden käyttöönotto vaatii projektin.

• VAK-tiedot PostNordille - PostNord tuotetietojen siirtoon on lisätty mahdollisuus VAK-tietojen siirtoon.

• Mahdollisuus viedä tilaus vain nShiftin tulostusarkistoon -  Lisätty mahdollisuus ohittaa nShiftiin menevien tilausten tapauksessa Pupesoftista tehtävä tulostus kokonaan ja vain viedä tilaus nShiftin tulostusarkistoon. Tilaus on tarvittaessa myöhemmin tulostettavissa esimerkiksi tulostusarkiston kautta.

• Sarjanumeroiden inventointi tiedostolla - Voidaan jatkossa inventoida sarjanumeroita relatiivisella määrällä (+1 tai -1) tiedostosta. Vain sarjanumeroseurannan (osto-myynti) tuotteet ovat tuettuna tiedostosta inventoidessa.

• Lisätään mahdollisuus lähettää dgd kopio sähköpostiin - Toimitustapakohtaisesti määriteltävissä oleva sähköpostiosoite, johon saa automaattisesti lähetettyä dgd-tiedostosta kopion.

Varastoraportit

• Tuotepaikan poistomahdollisuus varastopaikkakyselyyn - Mahdollisuus merkata tuotepaikka poistettavaksi varastopaikkakysely -ohjelmassa.

Yleiset

• Valmisteluja Viron alv muutokselle - Alustavia päivityksiä Viron ALV-raporttiin koskien 2025 alussa voimaan tulevaa alv muutosta, jossa alv 20 muuttuu 22 ja alv 9 muuttuu 13.

ALV-muutos

Hallituksen esityksen mukaan yleinen arvonlisäverokanta nousee 25,5 prosenttiin 1.9.2024 alkaen. Tämä vaatii luonnollisesti muutoksia myös käytettyihin ohjelmistoihin. 

Yleisiä huomioitavia seikkoja:

• Tarkista millä tavalla järjestelmäsi käsittelee alvia. Tarvittaessa perusta uusi kotimaan alv 25,5% ja tee siitä oletus (mahdollisesti oletuksen poistaminen alv 24%:lta). Alv 24% kannattaa jättää esimerkiksi hyvityksiä ja toimittamattomia tilauksia varten.

• Mikäli järjestelmässäsi on tuotteita, tarkista miten ne saavat veronsa, mikäli se tulee tuotteiden tiedoista, niin muuta myös tuotteiden alv 24% -> 25,5%.

• Avoimet laskuttamattomat ja toimittamattomat tilaukset, joilla on tilausrivejä 24% alvilla, tulisi muuttaa 25,5%.

• Muista myös tarkistaa erilaiset rajapinnat kuten verkkokaupat ja varmistaa tarvitseeko niihin tehdä muutoksia tai päivityksiä.

Yleiset säännöt verokannan määräytymisestä muutoksessa:

Verokanta määräytyy siis sen mukaan, onko palvelu suoritettu tai tavara toimitettu ennen vai jälkeen 1.9. Myös osamaksukaupoissa verokanta määräytyy tuotteiden luovutushetken mukaan. Poikkeuksena ovat ennakkomaksut, joissa ennen 1.9 sovelletaan 24 % verokantaa. Kesken olevissa urakoissa ja palveluissa sovelletaan valmistumishetken verokantaa. Näiden ohjeiden mukaan keskeneräiset tilaukset tulee päivittää uudelle verokannalle 1.9. Tarkennuksia, lisäohjeita ja muuta muutoksen liittyvää löytyy verohallinnon omasta ohjeistuksesta, jonka löydät täältä!

Kurkistus Pupesoftin uuteen käyttöliittymään

Kerroimme kevättalvella tämän vuoden projekteistamme, joista yksi isoimmista on Pupesoftin uuden käyttöliittymän kehittäminen. Olemme iloisia voidessamme todeta projektin edenneen siihen vaiheeseen, että voimme tarjota teille pienen kurkistuksen uuden käyttöliittymän ulkoasuun!

Alla muutama näkymä yleisten menujen tulevan ulkoasun ensimmäisestä versiosta. Tavoitteenamme on tehdä uudesta käyttöliitymästä entistä käyttäjäystävällisempi ja tuoda Pupen työskentelyalueesta entistä suurempi.

Kompakti ja sutjakka valikko

Uudessa käyttöliittymässä Pupen päävalikon on tarkoitus olla kokoontaittuva, jotta työskentelyalue saadaan hyödynnettyä mahdollisimman hyvin.

Pikavalikot ja käyttäjän tiedot helposti päävalikossa

Yleisimmin käytetyt ohjelmat voi jatkossakin tallentaa pikavalikoihin. Niille on varattu oma osio uuden käyttöliittymän oikeasta yläkulmasta, jossa ne löytyvät helposti yhden klikin takaa.

Käyttäjän asetukset on helposti löydettävissä suoraan päävalikoista. Samasta paikasta löytyy tulevaisuudessa myös Pupesoftin sisäiset ilmoitukset.

Näppärä ja monipuolinen hakutoiminto

Uuden käyttöliittymän myötä Pupe saa myös näppärän uuden hakutoiminnon. Hakutoiminnossa pystyy hakemaan ohjelmien lisäksi myös esimerkiksi tuotteita ja tilauksia. Hausta on tarkoitus päästä myös siirtymään suoraan esimerkiksi haetulle tilaukselle tai tuotteelle. Tallentuva hakuhistoria nopeuttaa myös haun käyttöä, jolloin samoja hakuja ei tarvitse näppäillä uudestaan ja uudestaan vaan ne löytyvät kätevästi yhden klikin takaa!

Päivitetty ulkoasu mobiiliin

Myös Pupesoftin mobiiliversion ulkoasu on saamassa päivitystä uuden käyttöliittymän myötä. Itse ohjelmat eivät vielä tässä päivityksessä muutu, mutta tämä mahdollistaa ohjelmien mobiiliversioiden jatkokehityksen ja mobiiliyhteensopivuuden lisäämisen jatkossa.

Odoo 17 enterprise käyttöönotto asiakaspalveluyritykselle

Asiakaspalveluyritykselle tieto ja sen hallinta on kaiken keskiössä. Tämä onnistuu kaikkein helpoiten toimivien järjestelmien avulla, jossa tarpeellinen tieto on paitsi helposti löydettävissä myös helposti hallittavissa. Järjestelmät kannattaa siis pitää hyvin hoidettuina, jotta toiminta olisi mahdollisimman tehokasta. Hyvin hoidettu järjestelmä on tietoturvallinen ja tehokas työkalu.

Uusimmassa Odoo projektissamme teimme käyttöönoton uusimpaan Enterprisen versioon asiakaspalveluyritykselle. Enterprise versio valikoitui Community version sijasta, sillä Enterprise versiossa on huomattavasti laajemmat ominaisuudet. Esimerkiksi Odoon oma Helpdesk on käytettävissä vain Enterprise versiossa.

Oikeilla työkaluilla kaikki sujuu helpommin

Odoon oma Helpdesk ja asiakasporttaali

Tässä projektissa yksi tärkeimmistä kriteereistä oli saada aikaan hyvin toimiva tiketöintijärjestelmä. Odoon oma Helpdesk vastasi tähän tarpeeseen hyvin, sillä se on helppokäyttöinen ja tehokas työkalu tiketöintiin ja palvelupyyntöjen hallintaan. Lisäksi ottamalla käyttöön Odoon oman Helpdeskin saa samalla myös käyttöön Odoon tehokkaan Asiakasporttaalin.

Asiakasporttaalin kautta käyttäjä pääsee näkemään kaikki omat tikettinsä, lähettämään niille viestejä ja luomaan uusia tikettejä. Tikettien hallinta on huomattavasti helpompaa, kun ne kaikki näkee yhdestä paikasta!

Tehokas projektinhallinta

Toinen olennainen kriteeri oli saada käyttöön luotettava projektinhallintatyökalu. Hyvin organisoidut ja helposti hallinnoitavissa olevat projektit ja tehtävät mahdollistavat keskittymisen olennaiseen eikä aikaa mene turhaan tehtävien hallintaan.

Tärkeimmät kriteerit Odoon projektinhallinnan valinnalle olivat:

1. Käyttäjäystävällinen käyttöliittymä: Selkeä käyttöliittymä mahdollistaa tehokkaan käytön kaikille käyttäjille organisaatiossa. Projektien ja tehtävien tila, vastuuhenkilö ja muut tiedot on helposti nähtävissä, joten niiden seuranta on helppoa ja vaivatonta. Tämä auttaa myös resurssien hallinnassa, sillä kaikkien työkuorma on helposti seurattavissa.

2. Selkeä projektien ja tehtävien organisointi: Odoo mahdollistaa projektien selkeän organisoinnin ja ryhmittelyn eri tasoilla. Sekä projekteja että tehtäviä voi luoda toisiinsa liitoksissa oleviksi. Tehtävien tilan hallinnointi ja muuttaminen on erittäin joustavaa vapaasti muokattavissa olevien tilojen avulla.

3. Järjestelmän sisäiset kommunikointityökalut: Odoon sisäisillä kommunikointityökaluilla saa niin asiakasviestinnän kuin sisäiset muistipanot tehtyä siellä missä projektitkin ovat. Muistiinpanoja ja viestintää ei tarvitse etsiä muualta eikä ole vaaraa, että viestit hukkuisivat kenenkään omaan sähköpostiin, kun ne on suoraan järjestelmästä löydettävissä!

Monipuolinen CRM

Kolmas tärkeä kriteeri työkalun valinnalle oli saada käyttöön toimiva ja monipuolinen CRM-järjestelmä. Odoon CRM:llä on helppo huolehtia asiakkuuksista niiden koko elinkaaren ajan ensimmäisistä kontaktoinneista projekteihin ja jatkuvaan ylläpitoon asti. Helppokäyttöisellä ja selkeällä kanban-näkymällä saa lisäksi helposti hallittua asiakkuuksien kokonaistilaa.

Odoon CRM:n valinnan etuna oli myös saada CRM samaan järjestelmään Helpdeskin ja projektienhallinnan kanssa. Yhden järjestelmän etuna on aina yhteneväisempi data. Tietojen yhtenäisyys on helpompi taata, kun ne ovat yhdessä ja samassa paikassa eikä ole vaaraa, että järjestelmien välille tulee tietokatkoksia

Uusia tuulia vuodelle 2024

Tavoistamme poiketen haluamme jakaa kansanne osan suunnitelmistamme tälle vuodelle. Uutisoimme näistä uudistuksista toki lisää myöhemmin asioiden edetessä, mutta tässä olisi muutama kurkistus suunnitelmiimme ja siihen mitä on tänä vuonna odotettavissa!

Otettu käyttöön:

• Monipuolinen asiakasportaali

Moni asiakkaistamme onkin jo ehtinyt tutustumaan uuteen asiakasportaaliimme. Tämä on osa jatkuvaa asiakaspalvelumme kehitystyötä. Uuden asiakasportaalimme myötä pystymme tarjoamaan entistä mutkatomamman tiketöintikokemuksen, sillä kaikki omat tiketit on löydettävissä helposti yhdestä paikasta.

Tulossa myöhemmin:

• Uusi käyttöliittymä Pupesoftiin

Olemme suunnittelemassa uutta käyttöliittymää Pupesoftiin. Uuden käyttöliittymän lanseerauksen myötä Pupesoft ei ainoastaan koe visuaalista uudistusta, vaan saa samalla käyttöönsä lukuisia uusia, erinomaisia ominaisuuksia ja merkittäviä parannuksia.

• Laaja päivitys Pupesoftin ytimeen

Paitsi ulkoasullisia muutoksia, olemme työstämässä laajoja päivityksiä myös Pupen pellin alle. Muutosten avulla voimme varmistaa Pupesoftin vakaan toiminnan jatkossakin.

• Älykkäämpi Pupesoft

Pupesoftin tulevaisuuden näkymiin kuuluu myös AI:n liittäminen osaksi Pupen työkalupakkia. Tavoitteemme on saada Pupesta entistä tehokkaampi kokonaisuus.

• Parempi mobiilikäyttöliittymä Pupesoftiin

Olemme ajoittain saanee toiveita Pupen mobiilikäyttöliittymän parantamiseksi. Olkaa huoleti, toiveenne eivät ole kaikuneet kuuroille korville, sillä Pupesoftin tulevaisuudessa on toimiva ja helppokäyttöinen mobiilikäyttöliittymä!

JT-selauksesta rivit helposti exceliin

Asiakkaat

• Asiakkaiden kopiointiin mahdollisuus kopioida asiakkaiden avainsanoja - Asiakkaiden kopioinnissa mahdollista haluttaessa kopioida myös asiakkaan avainsanat uudelle asiakkuudelle. Avainsanat kopioidaan sellaisenaan uudelle asiakkuudelle.

Myynti

• Tuoteperheen lapsirivien hinnat laskulla - Voidaan pakottaa tuoteperheen lapset näkymään omina riveinään laskulla laskun tyypistä riippumatta. Tuoteperhekohtaisesti voidaan määrittää perhe ohittamaan laskun hintojen yhdistämissääntö, eli hintojen summaus isätuotteelle, jolloin tuoteperheen hinnat tulevat sen lapsille. Muutos vaikuttaa pelkästään muodostuvaan PDF:ään, ei siis vaikuta finvoice-aineistoon.

• DESADV parametrisoinnin laajennus eri DESADV versioihin - Laajennuksen avulla DESADV sanomien eri versioiden käyttö on entistä monipuolisempaa.

• PDF laskulle mahdollisuus vaihtoehtoiseen yhteyshenkilöön - Mahdollisuus vaihtaa laskuille tulevan yhteyshenkilön tietoja ja kentän nimeä; nykyisellään “Asiaa hoitaa”-kenttä.

• JT-selauksesta mahdollisuus tallentaa rivit exceliin - JT-selaus ohjelmaan mahdollisuus tallentaa rivit myös exceliin.

Myyntireskontra

• Maksupositioiden korostus tositteella - Tuodaan maksupositiolaskuille nappi, jonka avulla voi helposti päästä katsomaan muita saman nipun laskuja. Tällä tavalla pääsee esimerkiksi helposti katselemeen saman nipun muita ennakkolaskuja ja loppulaskua.

Valmistukset

• Uusia ominaisuuksia valmista tilaus-ohjelmaan - Valmista tilaus ohjelmaan mandollisuus näyttää sekä tuotereseptin järjestys, että tuotereseptin fatka ja yhdistämisen lisätiedot. Samalla lisätty myös mahdollisuus ottaa valmistuskopioita suoraan valmista tilaus-ohjelmasta.

Varasto

• Uusi toimitusvahvistusformaatti - Lisätty Pupeen tuki Edifact Desadv Ean008 formaattille.

Varastoraportit

• Uusia viimeisimmän myynnin ominaisuuksia varastonarvo tuote raporttiin - Varastonarvo tuote raporttiin on lisätty uusi ominaisuus, jolla halutessaan saa siihen näkyviin uusia kenttiä, joista näkee helposti päivissä ja kuukausissa kuinka kauan tuotteen viimeisestä myynnistä on. Tämän lisäksi raporttiin saa tällä valinnalla uuden välilehden, johon tulee varastokohtaisesti summattuna varastonarvolla mitattuna kuinka vanhaa tavaraa kussakin varastossa on. Välilehteen tulee varastojen varastonarvo jaoteltuna kuukausille viimeisen myyntiajan mukaan.

Ahkion uusi Helpdesk-järjestelmä

Asiakaspalveluamme parantaaksemme otamme 1. helmikuuta käyttöön uuden Helpdesk-järjestelmän. Uudistuksen myötä pyrimme tarjoamaan entistäkin tehokkaampaa ja toimivampaa tukea. Vaikka teemme kaikkemme minimoidaksemme mahdolliset häiriöt, saatamme kohdata tilapäistä hitautta tikettien vastaanotossa siirtymän aikana.

Uuden tiketöintijärjestelmämme myötä pystymme tarjoamaan asiakkaillemme entistä paremman Helpdesk-portaalin! Uuden portaalin kautta pääsee helposti lukemaan omia tikettejä, luomaan uusia tikettejä sekä lähettämään viestejä olemassa oleville tiketeille.

Uuden Helpdesk-portaalin hyödyt:

• Helppo ja nopea tapa luoda uusia tikettejä

• Olemassa olevia tikettejä pystyy kommentoimaan ja koko tiketin kommenttihistorian näkee näppärästi

• Kaikki omat vanhat tiketit näkee yhdessä paikassa

Toki voit lähestyä helpparia yhä myös sähköpostilla suoraan Helpparin sähköpostiosoitteeseen. Helpparin sähköpostiosoite on sama vanha kuin ennenkin.

Mikäli kohtaat ongelmia tai sinulla on kysyttävää uuden järjestelmän käyttöönoton aikana, ole hyvä ja ota meihin yhteyttä! Kiitos ymmärryksestäsi ja luottamuksestasi. Odotamme innolla voivamme tarjota teille entistä parempaa palvelua!

Sähköpostien lähetys kuntoon

Gmail ja Yahoo ovat ilmoittaneet tiukentavansa sähköpostien massalähetykseen kohdistuvia vaatimuksiaan. Vaatimukset kohdistuvat erityisesti paljon sähköposteja päivässä lähettäviin, mutta raja paljon lähettävien ja vähän lähettävien välillä vaikuttaa ainakin tässä vaiheessa häilyvältä, joten kaikkien olisi hyvä laittaa nämä asiat kuntoon. Nämä muutokset ovat sellaisia, että niiden on tarkoitus parantaa tietoturvallisuutta ja vähentää spämmin määrää, joten jo pelkästään sen takia asiasta kannattaa huolehtia. Muutokset tulevat voimaan helmikuun alussa, joten asiasta kannattaa huolehtia pikimmiten.

Lyhyesti muutokset tarkoittavat siis käytännössä sitä, että erinäisten protokollien (SPF, DKIM ja DMRAC) avulla varmistetaan, että ainoastaan sallitut palvelimet voivat lähettää/välittää sähköposteja, joissa lähettäjänä on kyseisen domainin sähköposti. Tämä siis vaikeuttaa sitä, että joku kolmas osapuoli pystyisi huijaamaan olevansa sinä. Varsinainen varmistus hoituu allekirjoitusten avulla (SPF ja DKIM) ja tämän lisäksi vastaanottajalle kerrotaan miten kuuluu toimia, jos varmistus epäonnistuu (DMARC).

Mailgun on koonnut aiheesta loistavan infopaketin, josta saa lisätietoa aiheesta (https://www.mailgun.com/blog/deliverability/gmail-and-yahoo-inbox-updates-2024/). Infopaketti on luonteeltaan aika tekninen, joten se vaatii jonkin verran perehtyneisyyttä aiheesta, mutta aihetta vähänkään tunteville siitä on varmasti hyötyä.

Mitä asialle sitten tulisi tehdä? Nämä asetukset (SPF, DKIM ja DMARC) tulee laittaa DNS palvelussa kuntoon. Asetukset ovat välttämättömiä sähköpostien perille menon takaamiseksi.

Bobin poimintoja 2023

Vuosi 2023 lähenee loppuaan, joten on hyvä aika tarkastella tätä vuotta. Maskottimme Bob on ollut ahkera ja se on käynyt läpi kaikki tämän vuoden uudet ominaisuudet, joista olemme koonneet teille kohokohdat tähän blogipostaukseen.

Pupesoftiin lisätty rajapinta HubSpotiin

Pupesoftista on mahdollista siirtää tietoja HubSpotiin. Se monipuolinen ohjelmisto, jonka avulla voit tehokkaasti hallinnoida asiakassuhteitasi ja toteuttaa markkinointistrategioitasi. HubSpotista voi käydä lukemassa lisää heidän omilta nettisivuiltaan. Ominaisuuden käyttöönotto vaatii projektin, sekä HubSpotin.

Asiakashinnastoon useita uusia ominaisuuksia

• Lisätty tuki alv-velvollisille toimipaikoille: eli osataan käyttää oikeaa ALV-prosenttia asiakkaan alv-velvollisuuden perusteella.

• Lisätty raportin ajoon huomio, mikäli asiakas on alv-velvollinen ja käytetään alv-velvollisen toimipaikan oletusalv:tä.

• Lisätty mahdollisuus rajata tulosta tuotehinnastolla.

  • Lisätty mahdollisuus ottaa asiakashinnan lähde riville näkyviin, jotta on helpompi analysoida mistä hinta tulee.

  • Lisätty näkyviin bruttoasiakashinta verollisena ja verottomana.

  • Lisätty valitun asiakkaan kohdalle enemmän tietoa valitusta asiakkaasta (käyttöliittymä).

Mahdollisuus sähköpostihälytykseen kun tuotteen saldo menee alle hälytysrajan

Tuotteista, joiden saldo on mennyt alle hälytysrajan on mahdollista saada lähtemään automaattinen sähköposti-ilmoitus haluttuun sähköpostiosoitteeseen. Ilmoituksen voi rajata tulemaan vain tiettynä aikana.

Eränumeroseuranta FIFO

Eränumeroita voidaan myös hyödyntää First In First Out-periaatteen mukaisesti. Ominaisuuden saa päälle tuotekohtaisesti ja se toimii tällä hetkellä vain eränumerollisten tuotteiden kanssa. Eränumeroseuranta FIFO-ominaisuutta käytettäessä myynnissä ja valmistuksessa valitaan aina vanhin erä automaattisesti myytäväksi/käytettäväksi. Ominaisuuden käyttöönotto vaatii projektin.

Useita uusia ominaisuuksia valmistuksille

• Valmistuksen lopun erän pyöristys valmistuksessa - Eränumeroseurattavilla tuotteilla voidaan haluttaessa valmistuksen yhteydessä käyttää koko loppu määrä käytetystä erästä mikäli varastoon jäävä määrä on määritetyn raja-arvon suuruinen tai tätä pienempi. Se mille tuotteille pyöristys tehdään määritellään tuoteryhmäkohtaisesti. Ominaisuuden käyttöönotto vaatii projektin.

• Valmistukselle varoitus tuotteesta - Haluttaessa voidaan tiettyjä tuotteita sisältävillä valmistuksilla (valmisteena tai raaka-aineena) näyttää varoitusmerkki valmistuksessa. Valmistuslistauksessa itse varoituksen sisällön saa näkyviin hoveroimalla hiirellä varoitusmerkkiä ja valmistuksella itsellään varoitus tulee selkeästi näkyviin ruudun yläosaan.

• Valmistukselle uusi kommenttikenttä - Haluaatessa valmistukselle saa näkyviin uuden kentän kommenttikentän, valmistuksen poikkeamat. Kenttä on informatiivinen ja se näytetään myös valmistusraportilla.

• Mahdollisuus ryhmitellä valmista tilaus-näkymän valmistukset - Valmista tilaus näkymän valmistukset on mahdollista ryhmitellä valmisteen mukaan eri listoiksi. Eri tyyppiset valmisteet näkyvät siis oman otsikkonsa alla. Ominaisuuden käyttöönotto vaatii projektin.

• Tuotereseptien raaka-aineille järjestysnumerot - Valmistuksen tuoteresepteille on mahdollista laittaa myös järjestysnumerot. Nämä näkyvät tuoterepseptin lisäksi myös reseptin valmistusohjeessa, valmistuksen keräyslistalla ja valmistuskopiolla.

Pupesoftin dynaaminen Kojelauta-ominaisuus

Dynaamisen Kojelauta-ominaisuuden avulla Pupesoftiin voi rakentaa entistä muokattavampia näkymiä. Tällä hetkellä sitä hyödynnetään vasta Pupen etusivulle, mutta mahdollisuuksia laajentaa Kojelaudan käyttöä myös muunlaisiin raportteihin on valtavasti. Tämä ominaisuus mahdollistaa myös paljon monipuolisempia tapoja esittää raporttien dataa. Kirjoitimme taannoin blogipostauksen Kojelaudan tarjoamista mahdollisuuksista sekä niistä ominaisuuksista, joita jo on sillä toteutettuina. Pupesoft Kojelaudan käyttöönotto vaatii aina projektin.

Kunniamainintoja

• Lämminkuljetukset posti-rahti-toimitustavalle

• Lisätty myyntitilauksille raportointia helpottava saapumistapa-kenttä

• Mahdollisuus laittaa myyntitilauksia keräyskieltoon (eli vähän vastaavasti kuin jo aiemmin Pupessa ollut laskutuskielto-ominaisuus, mutta laskutuksen sijaan keräyksiin liittyen)

Lifehair x Ahkio

Viime vuoden loppupuolella aloitimme yhteistyön Lifehair Oy:n kanssa ja vuoden 2023 alussa he ottivat käyttöön Pupesoft-toiminnanohjausjärjestelmän. Toiminnanohjausjärjestelmään siirtyminen merkitsi isoja muutoksia Lifehairille, mutta tästä huolimatta ERP-käyttöönottoprojekti yllätti yrityksen positiivisesti.

Lifehair Oy on vuonna 1993 perustettu kotimainen kosmetiikka-alan yritys. He ovat erityisesti keskittyneet hygienia- ja puhdistustuotteiden kehittelyyn ja valmistamiseen.

Lifehair käyttää ERP-järjestelmäänsä kokonaisvaltaisesti kaikissa toiminnoissaan, niin myyntiin ja taloushallintoon kuin valmistukseen ja logistiikkaankiin, sekä moniin muihin toimintoihin. Pupesoftin monipuolisen käytön kautta he ovatkin saaneet lukuisia hyötyjä uudesta järjestelmästään.

“Parasta Ahkion kanssa toimimisessa on ollut nimetty yhteyshenkilö.”

Joonas Niemi, Lifehair Oy

Jotta et joutuisi luottamaan pelkästään meidän kertomaamme, päätimme tiedustella asiaa suoraan Lifehairilta. Kysyimme heiltä, miten yhteistyömme on sujunut, millaisia kokemuksia heillä on Pupesoftista lähes vuoden käytön jälkeen ja millaiset fiilikset heille jäi käyttöönottoprojektista.

Valmiina valmistamaan? Useita uusia ominaisuuksia valmistukselle

CRM

• Mahdollisuus käyttää asiakasmemon toimintoja samassa näkymässä - Haluattessa asiakasmemon toiminnot kuten kalenteri ja myyntiseuranta on mahdollista saada aukeamaan osana asiakasmemoa. Mikäli ominaisuus on käytössä, niin asiakasmemon toiminnot osion linkit eivät vie toiseen ohjelmaan vaan ohjelmat aukeavat samassa näkymässä.

Myynti

• Toistuvien myyntitilausrivien korostus - Myyntitilauksella useampaan kertaan toistuvat saman tuotteen tilausrivit saa haluttaessa jatkossa korostumaan sinisellä korostusvärillä.

Tuotehallinta

• Pakollisten kenttien tyhjennys tuotteiden kopioinnissa - Tuotteiden kopiointiin on lisätty uusi täppä, jolla saa tyhjennettyä tuotekopiolta kaikki pakolliset kentät. Kenttä on myös mahdollista saada oletuksena haluttaessa päälle.

Valmistukset

• Valmistuksen lopun erän pyöristys valmistuksessa - Eränumeroseurattavilla tuotteilla voidaan haluttaessa valmistuksen yhteydessä käyttää koko loppu määrä käytetystä erästä mikäli varastoon jäävä määrä on määritetyn raja-arvon suuruinen tai tätä pienempi. Se mille tuotteille pyöristys tehdään määritellään tuoteryhmäkohtaisesti. Ominaisuuden käyttöönotto vaatii projektin.

• Valmistukselle varoitus tuotteesta - Haluttaessa voidaan tiettyjä tuotteita sisältävillä valmistuksilla (valmisteena tai raaka-aineena) näyttää varoitusmerkki valmistuksessa. Valmistuslistauksessa itse varoituksen sisällön saa näkyviin hoveroimalla hiirellä varoitusmerkkiä ja valmistuksella itsellään varoitus tulee selkeästi näkyviin ruudun yläosaan.

• Valmistukselle uusi kommenttikenttä - Haluaatessa valmistukselle saa näkyviin uuden kentän kommenttikentän, valmistuksen poikkeamat. Kenttä on informatiivinen ja se näytetään myös valmistusraportilla.

• Mahdollisuus ryhmitellä valmista tilaus-näkymän valmistukset - Valmista tilaus näkymän valmistukset on mahdollista ryhmitellä valmisteen mukaan eri listoiksi. Eri tyyppiset valmisteet näkyvät siis oman otsikkonsa alla. Ominaisuuden käyttöönotto vaatii projektin.

• Tuotereseptien raaka-aineille järjestysnumerot - Valmistuksen tuoteresepteille on mahdollista laittaa myös järjestysnumerot. Nämä näkyvät tuoterepseptin lisäksi myös reseptin valmistusohjeessa, valmistuksen keräyslistalla ja valmistuskopiolla.

Varasto

• Muuvarastopaikka-ohjelmaan tuotepaikan tulossa määrä infopallerossa - Muuvarastopaikka ohjelmaan on lisätty tuotepaikan jälkeen infopallero, jossa näytetään paikalle tulossa oleva määrä. Valmistukset myös huomioidaan tässä määrässä. Infopallero näytetään vain, jos paikalle on tulossa saldoa, jos paikalle ei ole tulossa saldoa tai ei ole valmistuksia, niin infopalleroa ei näytetä.

• Mahdollisuus tehdä lämminkuljetuksia posti-rahti-toimitustavalla - Mahdollisuus lämpimiin toimituksiin posti-rahti-toimitustavalla aikavälillä 1.10.-30.4. Ominaisuus säädetään päälle ja pois päältä tuotetasolla, tuotekohtaisesti voidaan siis määrittää mitkä tuotteet vaativat lämpimän kuljetuksen. Lisäpalvelu lisätään automaattisesti välillä 1.10.-30.4. jos tilauksella on lämpimän kuljetuksen vaativia tuotteita.

Pupesoftin dynaaminen Kojelauta-ominaisuus

Pupesoftissa on paljon muokattavissa olevia ominaisuuksia, joiden avulla sen saa räätälöityä juuri omalle yritykselle sopivaksi. Nämä lukuisat muokkaustavat mahdollistavat sen, että saat tarvittavat tiedot ja Pupe tekee sitä mitä halutaan. Yksi tälläinen muokattava ominaisuus on Pupesoftin Kojelauta-ominaisuus. Se on dynaaminen pohja, jolle voi vapaasti lisätä erilaisia Pupesoftin kojelautasovelluksia.

Kojelaudan avulla Pupesoftiin on tehty esimerkiksi uusi dynaamisempi etusivu, mutta Kojelautaa voi käyttää myös muualla ja siitä voi tehdä kokonaan täysin itsenäisiä näkymiä. Sovelluksia Pupesoftin Kojelautaan on jo kehitetty neljä eilaista, mutta mahdollisuuksia laajentaa on vielä valtavasti. 

Kojelaudan sovelluksista voi siis koota haluamansalaisen kokonaisuuden joko etusivulle tai muualle; voi siis ottaa omalle etusivulleen vaikka vain yhden sovelluksen tai tehdä aivan oman yhdistelmän kojelautasovelluksia. Lisäksi luonnollisesti Pupen wanhat etusivun ominaisuudet kuten uutiset ja muut ilmoitukset ovat täysin yhdistettävissä uudenmalliseen Kojelauta-etusivuun. Tällä hetkellä olemassa olevat sovellukset ovat:

• päivän myyntikate piireittäin, prosentteina esitettynä

• päivän kokonaiskate, prosentteina nopeusmittarissa

• päivän myynti, euroina nopeusmittarissa

• tulossa olevat ostotilaukset, listana tilauksittain toimitusajankohdan mukaan

Kojelauta-etusivu on myös yhdistettävissä Pupen wanhoihin etusivun ominaisuuksiin

Mahdollisia laajennuskoheita uusille etusivun kojelautasovelluksille voisivat olla esimerkiksi: 

• Lista erääntyneistä tarjouksista, linkit tarjousten muokkaamiseen

• Lista tuotteista joiden hälytysrajat on ylitetty, linkit tuotteiden tuotehallintasivulle

• Pylväsdiagrammi verkkokauppatilauksista päivässä, pylväs per päivä & rullaava viikko

• Kaikenlaiset erilaiset myynnin raportit

Näiden lisäksi etusivulle voidaan toki kehittää paljon muunlaisia erilaisia uusia kojelautasovelluksia. Lukuisien erilaisten datavaihtoehtojen lisäksi sama data voidaan esittää lukuisilla eri tavoilla. Listojen lisäksi on mahdollista tehdä erilaisia kaavioita, joiden avulla voidaan rakentaa mitä erilaisimpia raportteja. Mahdollista on myös esimerkiksi esittää myynti kartalla vaikkapa maittain tai kaupungeittain!

Pupesoft Kojelaudan käyttöönotto vaatii projektin.

HubSpot integraatio Pupesoftiin, sekä paljon muuta uutta

CRM

• Pupesoftiin lisätty rajapinta HubSpotiin - Pupesoftista on mahdollista jatkossa siirtää tietoja HubSpotiin. Se on ohjelmisto, jota voi käyttää CRM- ja markkinointitarkoituksiin. HubSpotista voi käydä lukemassa lisää heidän omilta nettisivuiltaan. Ominaisuuden käyttöönotto vaatii projektin, sekä HubSpotin.

Myynti

• Myyntitilauksen rivin lisäyksen infolaatikkoon lisätty tulossa määrä näkyviin - Uuden rivin lisäyksessä, kun on syötetty tuotenumero, mutta ei vielä määrää, voi lisää-painiketta klikkaamalla saada näkyviin infolaatikon. Tähän infolaatikkoon on nyt lisätty varastokohtaisesti näkymään myös tuotteen tulossa olevat määrät.

• Myyntitilauksen saapumistapa - Myyntitilauksille on mahdollista jatkossa haluttaessa merkitä tilauksen saapumistapa. Kun ominaisuuden ottaa käyttöön, on saapumistavan lisääminen tämän jälkeen pakollista myyntitilauksille. Eri saapumistavat pystyy määrittelemään vapaasti itse. Myyntitilauksia on mahdollista hakea saapumistapojen perusteella myynninseurantaraportista.

• Oletuspaikan muutoksessa jälkitoimituksien huomioiminen - Käytettäessä yhtiön parametriä "paivita_oletuspaikka" myyntitilauksien päivittämiseen oletuspaikan vaihdossa, huomioidaan jatkossa kaikki jälkitoimitukset.

Ostoraportit

• Mahdollisuus sähköpostihälytykseen kun tuotteen saldo menee alle hälytysrajan - Tuotteista, joiden saldo on mennyt alle hälytysrajan on mahdollista saada lähtemään automaattinen sähköposti-ilmoitus haluttuun sähköpostiosoitteeseen. Ilmoituksen voi rajata tulemaan vain tiettynä aikana.

Tuotehallinta

• Vaihda tuotenumeroa -synkronointi konserniyrityksille - Vaihda tuotenumero-ohjelma katsoo jatkossa onko Pupesoftissa synkronointi konserniyrityksien osalta päällä (ja muut aiheeseen liittyvät validaatiot), ja mikäli kaikki on ok, niin se tekee automaattisen tuotenumeron vaihdon myös synkronoitaville konserniyrityksille.

• Mahdollisuus näyttää tuotteen nimityksen käännös eri tulosteilla - Keräyslistalla, lähetteellä, tilausvahvistuksella, sekä ostotilauksen tulosteella on mahdollista näyttää tuotenimityksen sijaan käännetty tuotenimitys.

• Tuotekyselyn raportointi varastoittain - Tuotekyselyn myyntiraportointi-talukko on jatkossa mahdollista saada myös varastokohtaisesti.

• Lisävaihtoehto Kopioi tuote-ohjelmaan - Mahdollisuus olla kopioimatta tuotteen tuotekategorialiitoksia, kun ollaan kopioimassa tuotteita Kopioi tuote-ohjelmalla.

• Poistuvien tuotteiden siirto toiseen tuotekategoriaan automaattisesti - Mahdollisuus saada poistetuksi merkityt tuotteet siirtymään automaattisesti toiseen tuotekategoriaan. Tuotekategorian, johon poistettavat tuotteet siirretään, voi määritellä vapaasti.

Varasto

• Koontikeräyslistan luonti manuaalisesti - Mahdollisuus valita keräyslistan tulostuksessa manuaalisesti, mitkä tilaukset yhdistetään samalle keräyslistalle.

• Tuotteen saapumiset keräyslistalla - Mahdollisuus laittaa keräyslistalle näkyviin tilattujen tuotteiden saapumiset.

Varastoraportit

• Varastotilastoraporttiin uusia aikarajaustapoja ja uusia ajotapoja - Ohjelman myynti-listaustyyppeihin on tullut uusia päivämäärärajausvaihtoehtoja, sekä uusia ajotapoja.

Yleiset

• SEPA-maksuaineiston versiopäivitys - Tämä versiopäivitys laajentaa Pupesoftin kehitysmahdollisuuksia tulevaisuudessa; muun muassa laajennus Ruotsin BankGiro tilinumeroiden tukemiseen on mahdollista toteuttaa.

• Ylläpitonäkymät, ehdollisesti pakolliset kentät - Ylläpitonäkymiin; esimerkiksi tuote- tai asiakas-hallinta, pystyy jatkossa määräämään kenttiä ehdollisesti pakolliseksi. Voidaan esimerkiksi määrittää, että kun kyseessä on tietty tuoteryhmä on tuotteelle syötettävä aina kuvaus tai tietyn asiakasosaston asiakkaille on aina oltava sähköpostiosoite. Kenttä tulee pakolliseksi siis vain valitulle osalle ja muille kenttä on edelleen valinnainen. Ominaisuuden käyttöönotto vaatii projektin.